ವ್ಯವಹಾರದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗಿನ ಮೊದಲ ಪರಿಚಯಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಇದು ಒಂದು ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ತುಂಬಾ ಜಟಿಲಗೊಳಿಸಿದೆ ಎಂಬ ಅನಿಸಿಕೆಯನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು. ವಾಸ್ತವವಾಗಿ, ವಿಭಿನ್ನ ರೀತಿಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಸಾವಯವವಾಗಿ ಪರಸ್ಪರ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಅಗತ್ಯತೆಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿರುತ್ತವೆ.
ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ
ಸಾಧ್ಯ ಭವಿಷ್ಯದ ಪಾಲುದಾರರ ನಡುವಿನ ಮೊದಲ ಸೇತುವೆ ಸಹ ನಿಯಮದಂತೆ, ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವಾಗಿದೆ. ಎರಡು ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳನ್ನು ಈಗಾಗಲೇ ಪರಿಚಯಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾತುಕತೆ ನಡೆಸಬಹುದು, ಆದರೆ ಅಧಿಕೃತ ಸಂಪರ್ಕವು ಸಹಕಾರ ಪತ್ರವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಪ್ರಮುಖವಾದ ಅಂಶಗಳು:
- ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಮನವಿ ಮಾಡಿ;
- ಈ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯ ಸಭೆ ಅಥವಾ ಮೂಲದ ಉಲ್ಲೇಖ;
- ವಿಷಯದ ವಸ್ತುವಿನ ಸಾರಾಂಶ;
- ಕೋಷ್ಟಕಗಳು, ಬೆಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿಯು ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ನಲ್ಲಿ ಕಳುಹಿಸಲು ಉತ್ತಮವಾಗಿದೆ.
ಸಭೆಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ
ಯಶಸ್ವಿಯಾದರೆ, ಮುಂದಿನ ಹಂತವು ಸಭೆಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಈ ರೀತಿಯ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳು ಮಾತುಕತೆಗಳ ಮಧ್ಯಂತರ ಹಂತಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮುಂಬರುವ ಸಭೆಯ ಯಶಸ್ಸಿನ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತವೆ. ಆಸಕ್ತಿ ಇರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ವಿವರಗಳನ್ನು ಚಿಕ್ಕ ವಿವರಗಳಿಗೆ ಯೋಚಿಸಬೇಕು:
- ನಿಯಮಗಳು;
- ಅಜೆಂಡಾ;
- ಚರ್ಚೆಗಾಗಿ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿ;
- ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಉಂಟಾಗಬಹುದಾದ ದ್ವಿತೀಯಕ ವಿಷಯಗಳ ವ್ಯಾಪ್ತಿಯನ್ನು ರೂಪಿಸಿ;
- ಸಭೆಯ ಎದುರು ಓದಲು ಇತರ ಭಾಗಗಳಿಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಮಾಹಿತಿ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ತಯಾರು ಮಾಡಿ.
ಅಂತಹ ವಿವೇಕದ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವು ತಪ್ಪುಗ್ರಹಿಕೆಯು, ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳು, ಮಾತುಕತೆಗಳ ಫಲಿತಾಂಶದ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುವ ಇತರ ಅಹಿತಕರ ಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಸಮಾಲೋಚನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಮತ್ತೊಂದು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ - ಆದರೆ ಈಗಾಗಲೇ ಸಾಧಿಸಿದ ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಕುರಿತಾದ ವರದಿಯ ರೂಪದಲ್ಲಿ. ಇದು ಅದೇ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ: ಪಾಲುದಾರರು ಸರಿಯಾಗಿ ತಲುಪಿದ ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಅರ್ಥೈಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು. ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಲು ಅಥವಾ ಒಂದು ದಿನ ನಿಯಮದಂತೆ, ತಿದ್ದುಪಡಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಎರಡನೇ ಪಕ್ಷವನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಇತರೆ ವಿಧದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ
ಈಗಾಗಲೇ ಸ್ಥಾಪಿತವಾದ ಸಂಬಂಧಗಳೊಂದಿಗೆ, ವ್ಯವಹಾರದ ಪತ್ರ-ವಿನಂತಿ ಮತ್ತು ಅದರಂತೆ, ಪತ್ರ-ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಂತಹ ಈ ರೀತಿಯ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳು. ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಬದಲಾವಣೆ ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ, ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯು ಮತ್ತೊಂದು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತದೆ.
ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಅಥವಾ ಹೊಸದನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು, ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರ-ಆಮಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಜಾಹೀರಾತು ಪತ್ರಗಳಂತಹ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳ ಅಂತಹ ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯು ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್, ಪ್ರದರ್ಶನ, ಸೆಮಿನಾರ್ ಮತ್ತು ಹೀಗೆ ಸಂಘಟಿಸಬಹುದು - ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣಾ ಅಥವಾ ಇಡೀ ತಂಡದ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಲ್ಲಿ ನೈಜ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವ್ಯ ಪಾಲುದಾರರನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಬಹುದು. ಮಾರಾಟದ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಇದು ಅಗ್ಗವಾಗುವುದು, ಆದರೆ ಅದರಿಂದ ಹಿಂದಿರುಗುವಿಕೆಯು ತುಂಬಾ ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದೆ.
ವ್ಯವಹಾರ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವು ಕೌಂಟರ್ಪಾರ್ಟಿ ಅಥವಾ ಇತರ ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಕೋರಿಕೆಯನ್ನು ಪೂರೈಸುವ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗೆ ಒಂದು ಕೃತಜ್ಞತೆಯ ಪತ್ರವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಕೆಲವು ವಿಧದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಬರೆಯಲು ಕಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ. ಇವುಗಳು:
- ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರ ನಿರಾಕರಣೆ;
- ಕ್ಷಮೆಯಾಚಿಸುವ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ;
- ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ-ಹಕ್ಕು;
- ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ-ವಿನಂತಿಯನ್ನು.
ಈ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ, ಒಂದು ಹಿತಚಿಂತಕ ಮತ್ತು ಗೌರವಾನ್ವಿತ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಕಾಯ್ದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ವಿನಂತಿಯ ಪತ್ರದ ಪ್ರಕಾರ, ವ್ಯವಹಾರದ ನೀತಿಗಳ ನಿಯಮಗಳ ಪ್ರಕಾರ, ಜೀವನದಲ್ಲಿ ಬೇಡಿಕೆಯು ಇದ್ದಾಗಲೂ ಸಹ ಆ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಮನವಿ ಮಾಡಲಾಗುವ ಸೂತ್ರೀಕರಣವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಏನು ಹುಡುಕಬೇಕು:
- ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಒಂದು ಪ್ರಮುಖ ಕ್ಷಣವು ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು, ಸ್ಥಾನ, ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರಿನ ಸರಿಯಾದ ಕಾಗುಣಿತದೊಂದಿಗೆ ಮನವಿಯಾಗಿದೆ;
- ನೀವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಕಾಗದದೊಂದನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಾರೆಯೇ ಹೊರತು - ಎಲ್ಲಾ ಅಗತ್ಯತೆಗಳಿಗೂ ಕಂಪನಿಯ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ನಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕು;
- ನೈತಿಕತೆ, ಸರಿಯಾಗಿರುವುದು ಮತ್ತು ಗೌರವ - ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಾದ ಟೋನ್.
- ಪತ್ರವು ಶುಷ್ಕ, ವ್ಯವಹಾರ ರೀತಿಯ ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿ ನಿರಂತರವಾಗಿರಬೇಕು - ಸಾಮಾನ್ಯ ಭಾಷಣದಿಂದ ಭಾವನಾತ್ಮಕ ತಿರುವುಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ.
ಈ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳೊಂದಿಗೆ ಮನಸ್ಸಿನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲ್ಪಟ್ಟ ಒಂದು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ, ನಿಮ್ಮ ಕಳುಹಿಸುವವರ ಉತ್ತಮ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ಇದು ಸರಿಯಾದ ಬಾಗಿಲುಗಳನ್ನು ತೆರೆಯಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.